De digitalisering heeft tegenwoordig ook een grote impact op de uitzendbranche. Het aantal vestigingen krimpt en de interne processen worden verder gedigitaliseerd. Gangbare processen zoals het vinden & screenen van proffesionals en het self-service concept worden een groter onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit zorgt voor extra investeringen in ICT, maar resulteert uiteindelijk in een efficiëntere organisatie en lagere kosten.

Daarbij heeft de uitzendbranche uiteraard te maken met diverse documentenstromen, zoals de verwerking van VCA documenten, ID’s, certificaten, contracten en andere documenten. Belangrijk bij deze documenten is het archiveren en opslaan bij de juiste kandidaat en de geldigheidsduur van deze documenten. Het creëren van een digitaal archief vergt veelal veel tijd en energie. Dit zijn vaak tijdrovende handelingen, zeker omdat ze steeds herhaald moeten worden en dan zijn de documenten, veelal PDF’s, ook nog niet volledig doorzoekbaar op tekst/inhoud.

Aiopener heeft dé oplossing waarbij deze handelingen tot de verleden tijd behoren.

Scan & herken

Met de scankoppeling voor het scannen en herkennen van papieren, alsook digitale documtenen (met DesktopConnect) kunnen documenten rechtstreeks op de juiste locatie in uw bedrijfsapplicatie opgeslagen worden. Deze intelligente scanoplossing maakt direct verbinding met uw bedrijfsapplicatie en na het beantwoorden van een aantal vragen op het display van uw multifunctionele scanner of op uw computer, wordt het document gescand en rechtstreeks opgeslagen in de bedrijfsapplicatie en voorzien van de juiste bestandsnaam. Ditigaal archiveren is nog nooit zo eenvoudig geweest!

Alle documenten worden gedigitaliseerd zonder dat er software geïnstalleerd hoeft te worden op al uw lokale laptops of PC’s, De scanoplossing draait op een door ons geleverde Scan Pc en het betreft middelware software, wat inhoudt dat gebruikers de software niet zien terwijl ze er mee werken. Dit heeft als grote voordeel dat een producttraining dus niet noodzakelijk is. Een ander groot voordeel is dat gescande documenten opgeslagen worden binnen uw bedrijfsapplicatie als een 100% op tekst doorzoekbaar PDF bestand middels OCR technologie.

Door de gemaakte koppeling kunnen identiteitsbewijzen, contracten, inkomende correspondentie en alle andere documenten direct achter de cliënten- of werknemerskaart worden geplaatst. Hierdoor hebben u en uw werknemers direct alle gegevens digitaal beschikbaar. Het voordeel dat hiermee behaald wordt, behoeft eigenlijk geen verdere uitleg. Nooit meer zoeken naar stoffige archiefkosten, geen minutenlange speurtochten in uw mappenstructuur naar verkeerd geplaatste documenten, maar direct alle gegevens beschikbaar.

Wij bieden met deze scan & herken een oplossing voor een standaard koppeling naar Flexservice en UBPlus Uitzendsoftware.